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Le rapprochement des factures est un processus essentiel dans la gestion des dépenses d'une entreprise. Ce processus consiste à comparer les informations des factures fournisseurs avec d'autres documents comme les bons de commande, ou les contrats pour détecter des erreurs ou des écarts. Cette tâche peut prendre beaucoup de temps à vos équipes et vous n’êtes pas à l’abri d’une erreur humaine. Heureusement, il existe des logiciels pour automatiser le rapprochement de facture.
En automatisant le rapprochement de facture, vous pouvez détecter les erreurs plus facilement, contrôler vos dépenses, prévenir la fraude et gagner en efficacité. Docloop vous explique en détail comment cette solution fonctionne et les avantages qu’elle peut procurer à votre entreprise.
Le rapprochement de facture suit généralement les 5 étapes suivantes :
- L’analyse des documents financiers : vous devez examiner les factures fournisseurs, les bons de commande, les bons de réception et les autres documents pertinents pour comprendre les détails des transactions.
- La comparaison des factures enregistrées et des factures fournisseurs : vérifiez que les informations figurant sur les factures fournisseurs correspondent aux enregistrements internes de l'entreprise. Comparez les quantités, les prix unitaires et les autres détails pour détecter d'éventuelles divergences.
- La prise en compte du solde des créditeurs : veillez à prendre en compte le solde des créditeurs, c'est-à-dire les montants dus aux fournisseurs. Assurez-vous que les paiements effectués sont correctement enregistrés et que les factures restantes sont incluses dans le rapprochement.
- La validation des données : vérifiez que toutes les informations sont complètes et exactes. Veillez bien à ce que les factures soient correctement enregistrées dans votre système comptable.
- La gestion des écarts : si des écarts ou des erreurs sont identifiés lors du rapprochement, communiquez avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes. Vous devez demander des corrections ou négocier des ajustements si nécessaire.
En effectuant chaque étape manuellement, vous n’êtes pas à l’abri des risques de fraude. Selon une enquête de l’Association of Certified Fraud Examiners, les entreprises perdraient en moyenne 5% de leur revenu à cause des fraudes.
De plus, le traitement manuel du rapprochement des factures vous fait perdre un temps considérable. En automatisant ce processus, vous êtes gagnant sur tous les plans ! C’est pourquoi vous devez vous tourner vers des partenaires de confiance comme Docloop. Nous sommes spécialisés dans l’automatisation des flux documentaires et nous disposons de solutions innovantes qui prennent en charge le rapprochement de vos factures sans faire d’erreur !
Pour améliorer le rapprochement des factures, nous vous conseillons de :
Établir des procédures claires et précises
La mise en place de procédures détaillées est essentielle pour développer un processus de rapprochement des factures efficace. Parmi les procédures les plus appliquées, on distingue :
- La définition des responsabilités de chaque personne impliquée dans le processus.
- L’établissement d'étapes claires à suivre.
- La création de règles et de critères de rapprochement.
Plus vos procédures sont bien définies, plus il va être facile d'assurer une cohérence et l'efficacité du système de rapprochement.
Utiliser des logiciels de comptabilité et de rapprochement
Les logiciels de comptabilité et de rapprochement automatique peuvent grandement faciliter le processus de rapprochement des factures. Ces outils permettent de comparer automatiquement les données des factures avec celles des bons de commande ou des réceptions. Ce faisant, les risques d'erreurs et de discordances sont fortement réduits.
Les solutions d'automatisation de rapprochement offrent également des fonctionnalités avancées, telles que l'appariement basé sur des algorithmes performants, qui simplifient et accélèrent le processus.
Docloop travaille avec de nombreuses entreprises pour automatiser leurs processus liés à leur facture. Nous disposons de solutions intelligentes qui s’adaptent à vos systèmes de comptabilité et vous facilitent la vie. Notre objectif est simple : vous faire gagner du temps et économiser de l’argent.
Former le personnel à l'utilisation des outils
Le personnel chargé du rapprochement des factures doit absolument être formé à l'utilisation des logiciels et des outils de comptabilité. Une formation adéquate leur permettra de comprendre les fonctionnalités du logiciel, d'optimiser leur utilisation et de maximiser les avantages de l'automatisation du rapprochement.
Consolider les données
Centraliser toutes les informations nécessaires (bons de commande, factures…) dans un système ou une plateforme unique est utile pour avoir une vue d'ensemble et faciliter la comparaison et la correspondance des données. Le processus de rapprochement s’en trouve simplifié et les risques d’erreurs diminuent.
Gain de productivité
L'automatisation permet de réduire considérablement le temps et les ressources nécessaires pour effectuer le rapprochement des factures. En automatisant votre processus de comptabilité fournisseurs vous pouvez réduire de 80 % le temps consacré à la saisie et au rapprochement des factures.
Réduction des coûts
En automatisant cette étape, vous pouvez réduire les coûts associés au traitement manuel des factures. On estime qu’une entreprise peut réaliser des économies allant jusqu'à 80% sur les coûts de traitement des factures grâce à l'automatisation. Ces économies proviennent notamment :
- De la diminution des erreurs.
- Des retards de paiement.
- Des frais liés au traitement papier.
Amélioration de l'exactitude et de l'efficacité
L'automatisation réduit les erreurs humaines associées au rapprochement manuel des factures. En appliquant cette fonctionnalité au processus de rapprochement des factures, vous êtes sûr de bénéficier d’un cycle achat-paiement 100% fiable. L'exactitude des données financières est améliorée et les risques d'erreurs de paiement sont réduits.
Une visibilité accrue
L'automatisation fournit une visibilité en temps réel sur l'état des factures et des paiements. Votre entreprise bénéficie d’une meilleure maîtrise de sa trésorerie et vous pouvez prendre des décisions financières plus éclairées.
Le rapprochement de factures consiste à vérifier la correspondance entre une facture fournisseur et son bon de commande afin d'identifier d'éventuels écarts. C'est une tâche complexe et chronophage pour le service comptable. Mais vous pouvez améliorer ce processus en recourant à son automatisation.
Avec des logiciels spécialisés comme ceux proposés par Docloop, vous gagnez en productivité en réduisant le temps et les ressources nécessaires pour effectuer cette tâche. L'automatisation réduit également les coûts, les erreurs et les délais de paiement. Elle améliore l'exactitude des données financières, accélère le processus et offre une meilleure visibilité sur l'état des factures et des paiements.
Ainsi, l'utilisation de logiciels d'automatisation du processus de rapprochement des factures présente de nombreux avantages, tant sur le plan financier qu'opérationnel. Elle permet aux entreprises d'optimiser leur efficacité comptable, de réduire les risques d'erreurs et de prendre des décisions financières éclairées.
Tester nos solutions intelligentes de traitement des documents. Nous vous proposons des systèmes qui utilisent l’IA et qui peuvent automatiser votre processus de traitement des factures. Contactez-nous dès maintenant pour arrêter d’effectuer le rapprochement de vos factures manuellement.
