Une communication fluide et standardisée est essentielle pour optimiser l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement. Mais comment faire ? Comment les opérateurs logistiques peuvent-ils partager des informations et communiquer efficacement avec leurs partenaires commerciaux tout au long de la chaîne d’approvisionnement ? La réponse tient en trois lettres : EDI.

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Acronyme anglais d’Electronic Data Interchange, l’EDI permet l’échange électronique de documents entre les entreprises selon un format standardisé, éliminant ainsi les erreurs de lecture et les pertes d’informations liées aux échanges de documents papier.

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L’EDI a fait ses preuves dans de nombreux domaines d’activité en optimisant l’interopérabilité et en garantissant une gestion de la supply chain plus efficace. Depuis la crise sanitaire de 2019, ce système est même devenu un outil indispensable pour rester compétitif et fluidifier une grande partie des transactions.

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Qu’est-ce que l’EDI ? Comment l’intégrer à sa chaîne logistique ?

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L’échange de données informatisé (EDI) est un processus d’échange d’information automatique entre deux entités à l’aide de messages standardisés, de machine à machine. Ce système permet de réduire les interventions humaines dans le traitement de l’information, ce qui le rend plus rapide et plus fiable. Il vise à automatiser le traitement des données et à éliminer le recours au papier.

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L’échange de données informatisées présente plusieurs avantages pour les entreprises:

• Des processus métiers plus fiables et optimisés : l’EDI apporte efficacité, productivité et une meilleure traçabilité des échanges. 

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• Une réduction des coûts : l’échange de données informatisé réduit considérablement les coûts de traitement des transactions en automatisant les processus et en éliminant les erreurs de ressaisie. 

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• Une rapidité des échanges : les messages EDI standardisés accélèrent les flux d’informations entre les partenaires commerciaux. 

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• Une meilleure collaboration avec les partenaires commerciaux : en utilisant des standards EDI communs, les partenaires peuvent échanger des documents commerciaux de manière automatisée et cohérente.

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• Une meilleure sécurisation des données : l’EDI utilise des méthodes de transmission sécurisées, ce qui garantit la confidentialité et l’intégrité des informations échangées.

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L’EDI apporte son lot d'avantages aux entreprises qui l’adoptent. Des recherches basées sur les bénéfices de l’échange de données informatisé ont montré que l’utilisation d’un tel système pouvait réduire de 70 % le coût de traitement des documents. Elle a aussi démontré le gain de temps considérable que représente l’utilisation d’une solution numérisée : des transactions qui prenaient autrefois plusieurs jours sont réalisées en moins d’une heure !

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L’EDI est largement utilisé en logistique puisqu’elle favorise une communication fluide et standardisée entre les acteurs de la chaîne d’approvisionnement. Cette technologie améliore l’échange électronique de documents commerciaux et logistiques entre les entreprises, en remplaçant les échanges de documents papier par des transferts d’informations encodées dans un format standardisé de logiciel à logiciel. 

On estime que près de 90 % des entreprises du secteur de la logistique utilisent l’EDI pour leurs opérations quotidiennes. Cette utilisation généralisée s’explique par les avantages significatifs qu’offre l’EDI en termes d’efficacité, de rapidité et de précision des échanges d’informations.

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Comment l’EDI améliore les processus de logistique ?

L’intégration de l’EDI dans les processus de logistique améliore leur efficacité et leur productivité. En automatisant les échanges de données, l’EDI réduit les erreurs de lecture et les risques de perte d’informations associés aux échanges de documents papier.

Cette automatisation facilite également la synchronisation des informations entre les différents acteurs de la chaîne logistique, ce qui permet d’optimiser les flux de marchandises et de réduire les délais de traitement des commandes.

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Selon une étude de l’Association française de l’informatique en entreprise (AFDEL), l’utilisation de l’EDI dans la logistique permet de réduire les délais de traitement des commandes jusqu’à 60 % et de diminuer les coûts administratifs de 20 à 30 %. Cette efficacité accrue favorise :

• Une meilleure gestion des stocks.
• Une réduction des retards de livraison.
• Une amélioration globale de la satisfaction des clients.

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Les avantages de l’utilisation de l’EDI en logistique

L’automatisation des échanges de données permet de réduire les coûts administratifs liés aux processus logistiques, comme la saisie manuelle des données, le traitement des documents papier et les erreurs associées. L’EDI peut réduire les coûts de traitement des commandes jusqu’à 35 %.

La mise en place de l’échange de données informatisé accélère les processus logistiques en automatisant les échanges d’informations. Les entreprises bénéficient de délais de traitement plus courts, d’une meilleure gestion des stocks et d’une optimisation des flux de marchandises.

Grâce à la standardisation des formats d’échange, l’EDI garantit également la cohérence et la fiabilité des données transmises entre les partenaires commerciaux. On estime que l’EDI peut réduire de 30 à 40 % les transactions contenant des erreurs. Ainsi, les risques d’erreurs et de litiges diminuent, améliorant la satisfaction des clients tout en renforçant les relations commerciales.

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Une interface de programmation d'application, ou API (Application Programming Interface) en anglais, est une méthode qui permet à deux programmes informatiques ou plus de communiquer entre eux. C'est un type d'interface logicielle qui offre un service à d'autres logiciels.

Une API peut être vue comme un ensemble de règles et de protocoles qui permettent à différents logiciels de se connecter et d'échanger des données et des services de manière cohérente et standardisée.

L'utilisation conjointe de l'API et de l'EDI peut être bénéfique pour les entreprises qui souhaitent :

• Automatiser leurs échanges de données
• Améliorer la visibilité de leur supply chain
• Optimiser leurs processus logistiques

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L'API offre une communication rapide et sécurisée entre les applications, tandis que l'EDI facilite le transfert direct des données entre différents systèmes.

En combinant ces deux technologies, les entreprises peuvent optimiser leur performance, réduire les coûts et bénéficier d'une visibilité complète tout au long de leur chaîne d'approvisionnement, ce qui les aide à prendre des décisions plus rapides et éclairées.

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Quand on parle d’EDI, impossible de passer à côté de plusieurs acronymes tels que :

• EDIFACT
• GS1
• ODETTE
• INOVERT
• OTEBAC

Chacun représente une norme — un système — d’EDI développée pour un secteur d’activité spécifique.

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EDIFACT

EDIFACT est l’acronyme de “Échange de Données Informatisées pour l'Administration, le Commerce et le Transport”. Elle est utilisée dans divers secteurs industriels, principalement dans le transport maritime. La norme EDIFACT définit la syntaxe et le contenu des messages EDI. Elle est une manière de mettre en œuvre l’EDI dans un cadre spécifique, afin de répondre aux besoins de chaque secteur.

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GS1

GS1 est une organisation internationale qui développe et maintient des normes pour l'échange d'informations commerciales. Ces normes sont utilisées dans de nombreux secteurs, y compris la vente au détail, la santé et la logistique. GS1 est surtout connue pour son système de codes à barres, qui est utilisé dans le monde entier pour identifier les produits.

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INOVERT

INOVERT est une norme française pour l'échange de données informatisées dans le secteur du transport. Elle a été développée par le GIE INOVERT, un groupement d'intérêt économique français. La norme INOVERT est utilisée pour l'échange de documents commerciaux et logistiques entre les entreprises de transport et leurs clients.

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ODETTE

ODETTE (Organisation for Data Exchange by Tele Transmission in Europe) est une organisation qui a été créée par l'industrie automobile européenne pour développer des normes et des services pour l'échange de données informatisées (EDI).

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ETEBAC

ETEBAC (Échange Télématique Banque-Clients) est un protocole de télétransmission bancaire français. Il permet l'échange de fichiers entre les banques et leurs clients. Les fichiers échangés peuvent être des fichiers de remises (virements, prélèvements, etc.) ou des fichiers de relevés (extraits de comptes, relevés de prélèvements, etc.).

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Les outils logiciels utilisés pour l’EDI sont spécialement conçus pour automatiser et sécuriser le transfert de données ou la communication entre deux postes de travail distants ou plus.

Vous souhaitez tirer parti des avantages de la transmission de données numérisées ? Ces outils peuvent vous aider !

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• Docloop : notre outil traite, transfère et structure automatiquement tout type de document. Docloop peut interagir avec tous les autres services et logiciels de votre écosystème. Peu importe le format de vos documents, leur technologie est capable de les recevoir et de les exporter vers la plupart des autres services sans votre intervention.

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• Business System Integrators (BSI) : BSI fournit des solutions EDI complètes, y compris des options cloud sur site et gérées. Leurs solutions peuvent être déployées de manière autonome ou intégrées à des systèmes ERP ou WMS existants. 

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• Youredi : une plateforme d’intégration qui aide les entreprises du secteur de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement à automatiser les processus de transactions API et EDI. 

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• Lobster_data : cet outil permet de se connecter à n’importe qui, à n’importe quel système, dans n’importe quel format. Il offre une rationalisation des processus grâce à des normes industrielles préconfigurées et à plus de 14 canaux de partenaires. 

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• Cargoson : Cargoson est un système de gestion du transport (TMS) basé sur le cloud qui aide les expéditeurs à organiser leurs tâches logistiques quotidiennes.

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Le rôle de ces logiciels est de permettre l’automatisation et la standardisation des échanges de données entre les partenaires commerciaux. Ces outils facilitent la transformation, la traduction et la transmission des données dans un format compréhensible et accepté par les parties prenantes impliquées dans l’échange. Ils garantissent également la sécurité des données en assurant des connexions sécurisées et en suivant les protocoles de sécurité appropriés.

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L’échange de données informatisé est un système qui permet l’échange et le traitement électronique de documents commerciaux standardisés entre les partenaires commerciaux. Il s’agit d’une méthode efficace et sécurisée pour transmettre des informations telles que les commandes, les factures, les avis d’expédition, etc.

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Les outils logiciels comme Docloop ou encore BSI, Cargoson, etc. améliorent l’efficacité et la précision de l’EDI de plusieurs façons :

• En automatisant les processus.
• En normalisant les données.
• En réduisant les coûts.

En logistique et au sein de la chaîne d’approvisionnement, l’échange de données informatisé est aujourd’hui largement utilisé pour automatiser les processus de communication et de traitement des documents. Il présente plusieurs avantages comme l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, une meilleure visibilité des flux de marchandises et une meilleure coordination entre les acteurs de la chaîne d’approvisionnement.

Pour mettre en œuvre cet échange d’information, l’utilisation d’un logiciel est nécessaire. C’est lui qui va permettre la conversion des documents commerciaux en formats électroniques, la validation des données, la sécurisation et la gestion des processus d’échange de données.